ניהול זמן- איך מתמודדים עם דחיינות?

אחת התופעות שחוזרת על עצמה שוב ושוב אצל בעלי עסקים שמגיעים אליי, היא הדחיינות. וזה מעניין, כי לרוב מדובר באנשים מוכשרים מאוד, מקצועיים בטירוף, והעסק שלהם – לפחות מבחוץ נראה פיקס.

הקליניקה מלאה, הסטודיו חי ונושם, הלקוחות מרוצים ואפילו יש תור של אנשים שמחכים להיכנס. ועדיין, בפנים יש תחושת תקיעות. לפעמים גם כישלון.

למה? כי יש חלקים בעסק שהם פשוט לא מצליחים להתמודד איתם.

הסיבה? הם דוחים. שוב ושוב.

דוחים לדבר עם רואה החשבון.

דוחים לשלוח הוצאות.

דוחים להוציא חשבוניות.

דוחים לשלוח הצעות מחיר או הסכמי עבודה.

וכל הדחיות האלה מצטברות ונוצר עומס. עומס כזה שמתחיל לשאוב אנרגיה.

עומס שכבר קשה להשתלט עליו.

אז מה עושים?

התמודדות עם דחיינות בעסק היא לא קסם, אבל היא בהחלט אפשרית. זה דורש כוונה, החלטה, ובעיקר פעולה.

הנה שיטה פשוטה שאני עובדת איתה מול לקוחות:

1. החלטה מודעת לעצור רגע. להסתכל על הדפוס הזה בעיניים ולהגיד: עד כאן! אני לא ממשיך לדחות ומחפש פתרון שיגרום לי להניע משימות.

2. רשימה אחת מסודרת- רושמים את כל מה שהוזנח. בלי שיפוט, בלי ביקורת - רק שיקוף.

3. פירוק למשימות קטנות- כל דבר גדול, מפרקים. שיחה אחת. טופס אחד. שלב אחרי שלב.

4. לוח זמנים ריאלי- לכל משימה נותנים מועד מדויק. לא "מתישהו", אלא יום ושעה ביומן.

5. העברת חלק מהעומס הלאה- אם אפשר, מעבירים חלק מהמשימות למישהו אחר. עוזר, עוזרת או פשוט מיקור חוץ.

6. עשייה, לא דחייה- עושים. גם אם לא מושלם. גם אם בא לנו לברוח. פשוט עושים.

לקוחות שמתחילים לעבוד איתי לומדים בהדרגה לבנות שריר חדש - שריר האקשן. אני שם איתם לאורך הדרך : מתזכרת, מדרבנת, עוזרת לשים גבולות, ובמקרה הצורך - גם לוקחת על עצמי את מה שמעכב אותם.

אז רגע לפני שאתם חוזרים לרשימת המטלות שלכם, תשאלו את עצמכם בכנות:

מה אתם דוחים כבר הרבה יותר מדי זמן? ואולי הגיע הזמן להוריד את זה מהכתפיים?